Las reuniones de trabajo son indispensables para la
consecución del mismo, pero tienen muy mala
fama, el principal motivo, la pérdida de tiempo improductivo que una mala
reunión conlleva. Es muy habitual tener reuniones insatisfactorias, esto es
debido a una inadecuada gestión del
tiempo donde la reunión comienza sin una organización ni puntos definidos.
Las reuniones de
trabajo tienen numerosos costes, pero no solo materiales (desplazamientos,
salario de los empleados, dietas...) si la reunión se considera subjetivamente
improductiva y como una pérdida de tiempo, también tirarás por tierra
importantes elementos clave como la motivación y respeto por la jerarquía y además,
fomentarás una sensación de descontrol e
inseguridad en el equipo.
Por ello, es importante tener en mente siempre las
siguientes pautas que lograrán hacer que tus reuniones transmitan correctamente
tus intenciones u objetivos y no se te
vuelvan en contra.
ANTES DE LA REUNIÓN:
1.
El primer punto y uno de los más importantes
para evitar la mala fama de las reuniones, ¿es
realmente necesaria le reunión? En la actualidad contamos con numerosas
plataformas para difundir la información de forma satisfactoria y forzar una
reunión para un tema que podría tramitarse sin realizar tanto percance fomenta
la sensación de inutilidad de esta herramienta.
2.
Si has decidido realizar una reunión, prepárala con tiempo suficiente, es
importante jugar con un margen prudencial para los cambios de última hora.
3.
Crea un
índice para ti y los asistentes con los principales puntos de la reunión,
debe quedar claro la finalidad de la misma, los objetivos que en ella se
tratarán y un horario preestablecido de duración para evitar dispersiones.
4.
Selecciona
exclusivamente a las personas que deben acudir a la reunión, no deben
asistir empleados no relacionados con el tema porque su distracción afectará al
resto del grupo repercutiendo negativamente.
DURANTE LA REUNIÓN.
5.
Puntualidad, es tan negativo llegar tarde a una
reunión a la que has sido convocado como comenzar tarde la reunión, deja un
margen de rigor previsto de antemano, 10 o 15 minutos máximos.
6.
Realizar una introducción a la reunión, nombrando los puntos de la sesión
enviados para entrar en situación.
7.
Las reuniones deben poseer la siguiente
estructura: entrada suave, grueso de la reunión, despedida suave, por lo que es aconsejable que adaptes
los puntos de la reunión buscando seguir esa estructura.
8.
Es
aconsejable previsualizar posibles
interrupciones para dudas, evitarás cuchicheos, pero mantén un orden para
que no acaparen la reunión y se disperse el contenido.
AL FINALIZAR LA
REUNIÓN.
9.
Realiza una síntesis de la reunión, con las conclusiones principales a las
que se han llegado.
10.
Proceder a un tiempo determinado para
ruegos y preguntas,
donde se expongan las dudas o posibles sugerencias, deja claro la importancia
de este tiempo, para evitar que estén con la cabeza pensando en levantarse.
11. Agradecer
a los participantes su asistencia y recalcar la importancia de ella.
DESPUÉS DE LA REUNIÓN.
12.
Adjuntar
a todos los asistentes un dossier resumen de la reunión, contemplando los temas
tratados y las principales conclusiones que se alcanzaron.
13.
Si
es una reunión de carácter periódico, es importante prefijar una fecha prevista
desde este momento para marcar los tiempos.
